Itella Information przeprowadziła badanie w grupie konsumentów i przedsiębiorców w 16 krajach europejskich (w tym także w Polsce). Celem badania było poznanie procesów oraz przyzwyczajeń konsumentów związanych z obsługą faktur.

Co druga firma w Europie wysyła i odbiera przynajmniej jedną fakturę elektroniczną w miesiącu. Odpowiednio, ponad 40 proc. konsumentów odbiera przynajmniej jedną fakturę elektroniczną w tym samym okresie czasu. Podsumowując, najczęściej z elektronicznej obsługi faktur korzystają kraje Skandynawskie i Bałtyckie, a najrzadziej kraje Europy Wschodniej.

Największy nacisk na obsługę faktur w pełni elektronicznych kładzie się w Finlandii i Wielkiej Brytanii. Przesyłanie faktur pocztą elektroniczną jest popularne w Estonii, jak i również w Wielkiej Brytanii. W sumie, 82 proc. firm estońskich i aż 89 proc. brytyjskich wysyła e-faktury, bądź faktury drogą elektroniczną, podczas gdy firmy z Czech, Słowacji, Węgier czy Rumunii oscylują wokół 20 proc. , nie wspominając o Polsce, która pozostaje na końcu listy z odsetkiem jedynie 11 proc. Outsourcing druku faktur (czyli zlecanie procesu drukowania faktur na zewnątrz) dominuje w Finlandii i Szwecji, podczas gdy w krajach Europy Wschodniej, w tym Polski, zdaje się praktycznie nie występować. Proces obsługi faktur sprzedaży jest najmniej zinformatyzowany w Polsce, Czechach, Rosji i innych krajach Europy Wschodniej. Aż 92 proc. polskich firm drukuje faktury sprzedaży wykorzystując jedynie własne zasoby, tyle samo używa procesów tradycyjnych przy ich odbiorze, podczas gdy w sposób tradycyjny faktury odbiera jedynie 23 proc. firm fińskich czy norweskich.

Duża popularność przesyłania faktur pocztą elektroniczną jest najbardziej zaskakującym wynikiem analizy. Faktura przesyłana pocztą elektroniczną jest nie tylko rozwiązaniem stosowanym przez małe przedsiębiorstwa, ale jest również często stosowana przez firmy bez względu na ich wielkość. Posiada dwa razy więcej użytkowników niż faktury w pełni elektroniczne, które według wcześniejszej tradycyjnej definicji, są jedynymi prawdziwie elektronicznymi fakturami, zwanymi również e-fakturami. Popularność wysyłania faktur drogą mailową najbardziej widać w Austrii (27 proc. ), Wielkiej Brytanii (31 proc. ) oraz Estonii (41 proc. ). Na dzień dzisiejszy Polska z wynikiem 2 proc. tutaj również należy do grupy najsłabiej rozwiniętej..

Powszechne wykorzystanie poczty elektronicznej do przesyłania faktur między przedsiębiorstwami wydaje się rozwiązaniem optymalnym z perspektywy wysyłającego. Niemniej jednak rzadko zastanawiają się czy odbiorca ma możliwość sprawnego przepływu dokumentów po swojej stronie, co jest powszechną bolączką z uwagi na często spotykany brak automatycznej obsługi faktur przychodzących. Badanie pokazuje, że przedsiębiorstwa wysyłające faktury sprzedaży koncentrują się na oszczędzaniu pieniędzy po swojej stronie, nie biorąc pod uwagę rozwiązań, gdzie użytkownicy na obu końcach procesu mogliby więcej korzystać dzięki lepiej zintegrowanym procesom elektronicznej obsługi faktur. - podkreśla Miikka Savolainen.

Warto zauważyć, że widać światełko w tunelu, gdyż Polska znalazła się w grupie państw, gdzie prognozuje się szybką zmianę procesów fakturowania. Największy wpływ będą na to miały projekty związane z ochroną środowiska (chęć zmniejszenia ilości faktur tradycyjnych) oraz przekonanie, iż większa efektywność fakturowania pomoże zarządzać zasobami finansowymi w przedsiębiorstwie.

W grupie konsumentów, nadal większość we wszystkich krajach odbiera faktury papierowe, chociaż można znaleźć również takie osoby, które nie otrzymują już w ogóle listów zawierających faktury papierowe. W Danii i Estonii co piąty konsument podaje, że odbiera wyłącznie faktury elektroniczne. Konsumenci w Polsce, podobnie jak i na Słowacji, Węgrzech, w Rumunii, czy Rosji, ponad 80 proc. faktur odbierają tradycyjną pocztą, a między 6 a 9 proc. e-mailem. Przewiduje się jednak iż przyszłe preferencje Polaków w tym zakresie znacznie się zmienią (jedynie 56 proc. preferować będzie nadal drogę pocztową, ale aż 35 proc. z nas wybierze drogę e-mailową).

W sumie, w badaniu udział wzięło 9037 konsumentów oraz 4765 osób decyzyjnych w przedsiębiorstwach. Rozmowy z uczestnikami były prowadzone drogą telefoniczną w ich ojczystym języku wiosną 2010 roku. Szczegółowe wyniki badania przeprowadzonego na zlecenie Itella Information w 16 krajach są dostępne na stronie www.itella.com